Lancement MYPING Convocations

Votre assistant
de gestion des convocations Club
pour le tennis de table

Envoyez des convocations détaillées (type d'événément, lieu les membres de votre club aux championnats par équipe FFTT, criterium, tournois, entraînements, AG, etc. et suivez la confirmation des présences en temps réel en un seul coup d'oeil via des icones ✅et ❌.
(Avec possibilité de paramétrage de relances automatiques pour vous décharger)

1. Composez vos équipes

MyPing Convocations facilite la sélection des licenciés de votre club aux différentes compétitions et événements Club via un système de filtres et de favoris pour un gain de temps optimal.

2. Envoyez des convocations

Chaque licencié reçoit automatiquement un email lui précisant les informations sur l'événement (type d'événement, date, heure et lieu de rendez-vous, etc.) avec un pré-remplissage dès que possible proposé par l'outil (divisions et poules du championnat par équipes, adversaires, salles des clubs FFTT, lieu de rdv habituels, etc.). Le licencié donne sa réponse en cliquant sur son choix : "Je serai présent", "Je serai absent" ou bien "Je ne sais pas encore"

3. Suivez les confirmations

Un tableau de bord vous permet de suivre en temps réel les confirmations des licenciés pour chaque événement ce qui vous permet d'anticiper d'éventuelles absences. Un système de relance automatique paramétrable vous décharge de cette tâche chronophage. (Une validation manuelle de présence reste toujours possible pour tous les licenciés.)

Les fonctionnalités

Tableau de bord

Le tableau de bord vous donne une vision globale de l’état de vos convocations par compétition/événement via des icones de couleur :

vert –> tous les licenciés convoqués ont répondu OK
rouge –> Il existe au moins 1 licencié qui n’a pas répondu OK pour l’événement
gris –> Les convocations pour cet événements n’ont pas encore été lancées

L’affichage se fait par blocs cohérents d’événements à venir (par exemple, Championnat par équipe masculin, Championnat par équipes féminin, Criterium, etc.)

Paramétrage des données club

Page Mon Compte
- Consultation/Modification du compte Administrateur
- Création/Gestion de sous-comptes utilisateurs (pour permettre à d’autres personnes du club, dirigeants ou capitaines d’équipe par exemple de convoquer des licenciés à des événements ou compétitions)
Page Mon Club
- Consultation des infos club
- Organigramme
- Saisie des lieux de compétitions/événements habituels du club
- Saisie des lieux de RDV habituels pour le covoiturage
Page Liste des membres du club
- Nom, Prénom de chaque licencié
- Type de licence (Compétition ou Loisir)
- N° licence
- Sexe
- Catégorie d’âge
- Classement
- Email/Tel (Saisie unitaire ou en masse via un fichier Excel avec respect de la règlementation RGPD)

Gestion des Compétitions/Événements

Page Mes Événements
- Historique des événements passés
- Liste des événements à venir
- Ajout/modification de nouvel événement avec sélection de type d’événement et de type de licencié concerné (type de licence, sexe, classement, catégorie d’âge, etc.)

Pas de saisie à faire pour les différents championnats par équipe FFTT ! Toutes les divisions, poules et dates sont pré-renseignées pour chaque phase

Page spécifique Calendrier des matchs par équipes FFTT

Gestion des Convocations

Pour chaque Compétition/Événement :

Saisie facilitée des participants à convoquer (Notion d’équipes types pour les championnats par équipe, mise en favori d’un licencié pour une équipe, etc.)
Saisie facilitée du lieu de l’événement (pré-remplissage concernant les salles des autres clubs) et des lieux de RDV
Possibilité d’ajouter un chauffeur
Possibilité de convoquer par email unitairement ou en groupe en 1 seul clic
Vision en un coup d’œil des réponses en temps réel aux convocations effectuées par les licenciés (Présent, Absent, Incertain) via des icones de couleur
Possibilité d’affecter manuellement un statut de convocation
Possibilité de paramétrer des relances automatiques pour les licenciés qui n’ont pas encore répondu